Proje yöneticisi olarak uzaktan çalışmak: Doğru iş nasıl bulunur?

Bazı şirketler uzaktan çalışmaya dayalı işler
için pozisyon açmakta. Tabii arada “hibrit” olarak adlandırılan,
hem evden hem de ofisten çalışma durumları da mevcut.

İster uzaktan, isterse hibrit olsun işe kabul
edilmek için CV oldukça önemli. Bu gibi durumlarda yeni mezunlar
veya kısa bir süredir sektörde olanlar nasıl CV yazacaklarını tam
bilmeyebilir. Böyle bir durumdaysanız
bir örneğe göz atın. 

Kimi iş başvurularında adayların CV’leri
gerektiğinden uzun olur. İçlerinde gerekmeyen bilgiler doludur. CV
yazmadan önce araştırma yaparak bu duruma düşmekten kurtulmak
mümkündür. Ayrıca iş tanımının tam olarak ne olduğuna ve istenen
özelliklere de dikkat edilmelidir.

Proje yöneticisi nedir?

Proje yöneticisi en yalın anlatımla projeyi
yöneten kişidir. Proje müdürü, projenin bütün işleyişinden
sorumludur. Proje ekibin en iyi şekilde çalışması onun görevidir.
Projeye göre farklı sorumluluklar üstlenebilir. Bu noktada her
projenin farklı noktaları olduğu akıldan çıkmamalıdır.

Farklı sorumluluklar verilse de proje
yöneticiliğinin değişmeyen noktaları vardır. Bunlar, projenin
planlama, başlama, yürütme, kontrol, izleme ve bitiş süreçlerinde
yer almaktır.

İş sırasında neler yaşanırsa yaşansın, projenin
zamanında, plana uygun ve belirlenen bütçe içinde sona ermesi
gerekir. Aksi halde proje manager görevini tam yapmış sayılmaz.
Bundan dolayı iş verenler, adaylar içinde bunu başaracağına
inanılan kişiyi göreve getirir.  

Proje yöneticisinde olması gereken özellikler neler?

Bir projeyi yönetmek için eğitim almış olmak
şarttır. Gerekli eğitimi olmayan kimse işe alınmaz. Öncesinde
farklı projelerde çalışmış olmak da önemli bir artıdır. Zira bu
sayede olabilecek durumlar hakkında tecrübesi bulunur.

Eğitim ve deneyim dışında sosyal beceriler de
proje manager olmak için gerekmektedir. Projenin her aşamasında
insanlar ile çalışılacağından sosyal becerilere önem
verilir.

Adayın ayrıca teknik proje yönetimi, strateji
ve liderlik vasıfları olması istenir. Liderlik vasfı olmayan veya
kötü bir yönetici olan kişinin ekibinde huzursuzluklar çıkar.
Gerçek bir proje yöneticisi, uzaktan çalışsa bile bu sorunları
çözebilen kişidir.

Ayrıca kimi aksaklıklar yaşandığı zaman
stratejik hamleler yapması beklenir. Böylece hem projenin zamanında
bitmesi hem de belirlenen maliyetin üzerine çıkmaması sağlanır. Tüm
süreçte kişinin ekibe yol gösterip motive etmesi, projenin teknik
detaylarına yönelik bilgisi olması ve performansı arttıracak
uzmanlık bilgisi olması gerekir.

Bunlara ek olarak sorun çözme kabiliyeti
oldukça önemli ve istenen bir vasıftır.  Zira her projede
sorun çıkar. Bu sorunu ele alış şekli ve çözme süreci önem kazanır.
Organizasyon becerisi olmayan bir proje yöneticisi ise düşünülemez.
Kendi görevleri dışında ekibin görevlerini de denetleyeceği için
kişinin organizasyon konusunda yetenekli olması şarttır.

Uzlaşmacı ve uzlaştırmacı olmayan kimse bu
görevi düzgün yapamaz. Sonuçta proje aşamasında kimi sorunlar,
anlaşmazlıklar yaşanacaktır. Liderlik vasfı olan yöneticinin bu
gibi noktalarda uzlaşmacı olması çok önemlidir.

Proje yöneticisi nasıl seçilir?

Şirketler projeleriyle ilgili olarak bir aday
seçerlerken öncelikle eğitim durumuna bakarlar. Kişinin projenin
özelliğine göre eğitimi öne çıkar. Şayet gerekli eğitim alınmadıysa
adayın fazla şansı olmaz. Zira proje yöneticisinin bütün ekibin
yapacağı işler konusunda bilgisi olması gerekir.

Eğitim dışında kimi zaman şirketler belli
sertifikalar da isteyebilir. Sertifikalar her zaman şart olmasa da
artı puan kazandırmaktadır.

Eğitim kadar deneyim de önemlidir. CV’de adayın
daha önce hangi projelerde çalıştığı, nasıl görevler aldığı
yazmalıdır. Kişi deneyimi sayesinde projenin hangi konularda sorun
yaşanabileceği tahmin edebilir. Sorunlar noktasında nasıl hamleler
yapılması gerektiğini bilir. Projenin ilerleyiş hızına yön
verebilir.

Adaylarla bire bir görüşme bu özelliklere sahip
olmaları halinde yapılır. Aranılan vasıflara sahip olunup
olunmadığına görüşmede bakılır. Bir kişi liderlik, iletişim,

stratejik düşünme,
uzlaşma noktalarında yeteri kadar iyi değilse proje yöneticisi
olması zordur. Böyle bir durumda eğitim, görev aldığı projeler
ikinci planda kalır.

CV yazmanın incelikleri

Öncelikle bir CV’de ilk olarak kişisel bilgiler
yer almalıdır. Bunlar uzun uzadıya anlatılmadan kısaca
yazılmalıdır. Sonrasında çalışılan projeler veya daha önce yapılan
işler gelir. Bu şekilde aday ne derece deneyimi olduğunu aktarır.
CV’yi güncel tutmak için her biten iş sonrası çalışılan projenin
yazılması iyi olur.  

Başvurulacak olan projeler çok farklı alanlarda
olabilir. Mesela, inşaat veya
uzay araştırmaları ya
da mimarlık. Bundan dolayı adayın bu alanda eğitimi olduğunu
göstermesi önemlidir. Alınmış farklı sertifikalar da bu bölümün
altına yazılabilir.

Eğitimin altında ise beceriler kısmı yer
almalıdır. Bu kısım ikiye ayrılır, teknik ve sosyal beceriler.
Teknik beceriler kısmında daha çok iş ile ilgilidir. Yapılacak
projeyle alakalı kimi teknik deyimler, bilgiler kullanılması iyi
olur. Böylece kişinin piyasayı ve kullanılan dili bildiği
anlaşılır. Deneyiminiz az olsa da bazı becerilere sahip olduğunuzu
göstermeniz iyi olacaktır.

Sosyal beceriler kısmında ise yukarıda yazılan
vasıfların belirtilmesi gerekir. Bu şekilde kişinin, bir ekibi ne
kadar iyi yöneteceği görülür.

CV’nin son kısmında ise ek bilgiler yazılır.
Bunlar bilinen diller, bilgisayar becerileri gibi ek bilgilerdir.
Bilinen yabancı diller ekipte yabancı biri olması ya da yurtdışı
ile iletişime geçilmesi noktasında önem kazanır.

Uzaktan çalışmanın zorlukları

Bir projeyi yönetmek zor iştir. Onu uzaktan
yönetmek ise daha zordur. Bundan dolayı kişinin uzaktan çalışmanın
zorluklarını önceden bilmesi iyi olacaktır. Böylece iş esnasında
karşılaşacağı sorunlara karşı kimi çözümleri kafasında
barındırabilir.

Öncelikle her ne kadar ekiple sürekli iletişim
içinde olunursa olunsun herkesi sürekli görmek mümkün değildir.
Oysa ofis hayatında bu tam tersidir. Proje ile ilgili kafanıza
takılan noktalarda hemen gerekli kişilerin yanına gidebilirsiniz.
Aynı şekilde onlar da her sorunlarında rahatlıkla yanınıza
gelirler.

Bununla birlikte ekiplerin hangi aşamada
olduğunu gün içinde bir kaç kere kontrol etmeniz, her yeni durumda
hızlıca toplantı ayarlamanız mümkündür. Uzaktan çalışma halinde ise
bu şekilde sürekli iletişim ne kadar istense de
kurulamaz.

Kimi işlerde deneyim ve ilgi sahada kazanılır.
Müşteri ile, işçiler ile, satıcılarla konuşarak bazı şeyler
öğrenilir. Oysa uzaktan çalışırken bu tür bilgileri almak daha
zordur. Proje yöneticisi için olmasa da ekipte yer alan, iş
hayatındaki yeni kişiler için bu böyledir. Deneyimleri az olduğu
için kimi noktalarda anlaşmazlıklar olabilir.

Bu türde kişilere nasıl yaklaşılacağı, nelerin
anlatılacağı önemlidir. Doğal olarak bilgisayar karşısından kurulan
iletişim hiçbir zaman yüz yüze konuşmanın yerini almaz. Kimi jest
ve mimikler tüm konuşmanın seyrini değiştirirken, bilgisayar
başında aynı etki beklenmemelidir.

Ofiste ekip üyeleri farklı zamanlar bir araya
gelerek, iş dışı konuşmalar ile bir bağ kurarlar. Uzaktan
çalışırken ise bu tür bir ağ kurulması beklenemez. Bu da proje
manager’in işini biraz daha zorlaştıran bir unsur olur.

CV için ön yazı hazırlanması

İngilizcesi “cover letter” olan ön yazı, CV’er
ile birlikte başvuruya eklenen kısa bir mektuptur. Çoğunlukla üç
ila beş paragraf uzunluğunda olur.

Ön yazıda o işe neden başvurduğunuzu, kısaca
yaptığınız işleri anlatırsınız. Sosyal ve teknik becerilerinize
değinirsiniz.

Bununla birlikte öncesinde şirket hakkında
araştırma yapmış olmanız önemlidir. Şirketin internet sitesine
bakıp, haklarında çıkan haberleri okuyarak belli bir bilgi
edinilebilir. Sonrasında bu bilgileri de kullanmak gerekir. İnsan
kaynakları yetkilileri ön yazıyı okurken bir hazırlık yapılmış
olunduğunu anlar.

İşe alınacak pozisyona neden en iyi adayın siz
olduğunu ön yazıda belirtmeniz beklenir. Bunun için hem kendinizi
iyi ifade etmeniz hem de şirketi bilmeniz gerekir. İş ilanında
kullanılan kimi kelimelerin ön yazıda kullanılması olumlu
olacaktır.

Ön yazılar çoğunlukla insan kaynaklarının CV’ye
dikkatli bakması için yazılır. Hızlıca okunan bir cover letter
dikkat çekici ise aday bir sonraki aşamaya geçer. Bunun olması için
adayın kendisi ile şirketin gereksinimlerini bağdaştıran bir sonuç
yazması önemlidir.

Şirketler son yıllarda daha fazla proje
yöneticisi aramakta. Küçük ya da büyük şirketler çoğu projesi için
bir yönetici arayışında. Kimi zaman büyük projelerde oldukça genç
kişiler proje yöneticisi olmakta.

Bir şirkete proje manager olarak başvuracak
adayın deneyimi ne olursa olsun iyi bir CV hazırlaması önemlidir.
Yeni mezun kişilerin CV’leri sektörde uzun zamandır bulunan
birinden daha iyi olabilir. Bundan dolayı işi alabilir. Bu durumda
bir gariplik yoktur çünkü işe alımlarda, adayların neler yaptıkları
ve özelliklerini en iyi CV’leri belirtir. O sebepten iyi bir CV
yazmak oldukça önemlidir.